A exigência de guarda de documentos contábeis (recibos, notas fiscais), trabalhistas, previdenciários e tributários dos condomínios é prevista na legislação. Não se trata somente de arquivamento para prestação de contas aos condôminos, mas também dos efeitos legais previstos nas respectivas legislações.
Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser
obrigatoriamente arquivados pelos condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.
Devem ser guardados, durante 5 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS,CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.
DOCUMENTOS
| PRAZO DE GUARDA |
DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL)
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05 anos
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DARF PIS/Folha
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10 anos
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DIRF
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05 anos
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Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico)
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20 anos
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GFIP (FGTS – RE / GR)
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35 anos
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Folha de Pagamento
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35 anos
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Folha de Ponto
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05 anos
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Formulário CAGED
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10 anos
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GR Contribuição Sindical / Assistencial
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05 anos
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GPS
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05 anos
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Holerites / Recibos de Pagamentos
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05 anos
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Laudo PPRA
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20 anos
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Livro de Inspeção do Trabalho
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Permanente
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Processos Trabalhistas
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Permanente
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Prontuários de Funcionários
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Permanente
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RAIS
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Indeterminado
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Recibo de Vale Refeição
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06 anos
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Recibo de Vale Transporte
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06 anos
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Dossiê (Convenção / Especificação)
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Permanente
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Extratos Bancários
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06 anos
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Livros de Atas de Assembléia
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Permanente
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Orçamentos / Contratos de Obras
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Até o final da garantia
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Pastas de Prestação de Contas
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10 anos
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Plantas do Condomínio
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Permanente
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Desde a vigência da Lei 10.833/2003 aumentou o leque de documentos que deverão ser
obrigatoriamente arquivados pelos condomínios, tendo em vista a obrigatoriedade de retenções e recolhimentos tributários nos pagamentos efetuados por serviços prestados, conforme artigo 30 da referida Lei.
Devem ser guardados, durante 5 anos, todas as DARFs de recolhimento de tributos sobre a prestação de serviços realizadas por terceiros, como COFINS,CSLL e PIS (veja tabela abaixo). O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, numa possível fiscalização.
Fonte: Redação.
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